Scenariusz
Właściciel sieci księgarni stacjonarnych B&M zaobserwował spadek sprzedaży oferowanego asortymentu, w wyniku czego podjął decyzję o uruchomieniu sprzedaży przez Internet za pomocą sklepu internetowego. Pracownicy sieci zwrócili się do specjalistycznej firmy informatycznej BestSoftware z zapytaniem ofertowym o realizację swojego zamiaru. Analityk BestSoftware przeprowadził wstępne rozeznanie i zwrócił uwagę na specyfikę działalności handlowej B&M oraz szczególne wymagania kierownictwa firmy, co wykluczyło możliwość wdrożenia gotowego oprogramowania bez żadnych dodatkowych modyfikacji. Zaproponował uruchomienie projektu informatycznego, którego produktem końcowym byłoby wdrożenie systemu sklepu internetowego dostosowanego do wymagań zleceniodawcy. Wstępnie oszacował koszt realizacji całości na 1 500 000 PLN, a czas realizacji na 6 miesięcy. Kwota nie uwzględnia kosztów serwisu.
Uzasadnienie
Uzasadnienie Biznesowe projektu wdrożenia
sklepu internetowego dla sieci księgarń B&M
(Dokument przygotowany przez firmę BestSoftware w celu sprawdzenia opłacalności projektu inwestycyjnego)
1. Podsumowanie.
Sieć księgarń stacjonarnych B&M odnotowała spadek sprzedaży oferowanego asortymentu, co skłoniło kierownictwo firmy do podjęcia decyzji o rozszerzeniu działalności o kanał sprzedaży internetowej. W wyniku analizy potrzeb przedsiębiorstwa stwierdzono, że gotowe rozwiązania dostępne na rynku nie spełniają wszystkich wymagań funkcjonalnych i organizacyjnych firmy.
W związku z tym podjęto decyzję o realizacji projektu polegającego na wdrożeniu dedykowanego systemu sklepu internetowego dostosowanego do potrzeb B&M. Do realizacji projektu wybrano firmę BestSoftware, posiadającą wieloletnie doświadczenie w tworzeniu oraz wdrażaniu niestandardowych aplikacji internetowych. Firma dysponuje również odpowiednimi zasobami kadrowymi i technicznymi niezbędnymi do realizacji przedsięwzięcia.
Prace projektowe mają zostać wykonane w okresie od 1 października do 31 grudnia, natomiast planowany termin uruchomienia systemu produkcyjnego przypada na 1 stycznia.
2. Powody podjęcia projektu.
Głównym powodem realizacji projektu jest spadek sprzedaży w księgarniach stacjonarnych B&M oraz konieczność dostosowania modelu działalności do współczesnych warunków rynkowych. Po przeanalizowaniu trendów zauważono, że sprzedaż internetowa jest coraz chętniej wybieraną formą zakupów książek przez czytelników. Do innych powodów, które przyczyniły się do podjęcia decyzji o wdrożenie projektu są:
- zwiększenie dostępności oferty dla klientów,
- rozszerzenie działalności poza lokalny rynek,
- zwiększenie konkurencyjności przedsiębiorstwa,
- dostosowanie firmy do rosnącego znaczenia handlu internetowego,
- poprawę wyników sprzedażowych,
- stworzenie nowoczesnego kanału komunikacji z klientem umożliwiającego przeprowadzanie szczegółowych analiz.
Obserwując konkurencję, która we wcześniejszych latach z sukcesem weszła do branży e-commerce, zauważono, że działania te przełożyły się na szereg korzyści nie tylko finansowych, ale również wizerunkowych.
3. Możliwe rozwiązania biznesowe.
Wdrożenie gotowego systemu sklepu internetowego.
Rozwiązanie umożliwiłoby szybsze wdrożenie sklepu internetowego oraz wiązałoby się z niższymi kosztami realizacji. Jednak analiza przeprowadzona przez firmę BestSoftware wykazała, że standardowe rozwiązania nie spełniają wszystkich wymagań funkcjonalnych i organizacyjnych B&M.
Dodatkowo wdrożenie gotowego systemu wiązałoby się z koniecznością częstych aktualizacji i zmian, które mogłyby powodować okresowe przerwy w funkcjonowaniu sklepu internetowego, a tym samym prowadzić do strat finansowych oraz obniżenia jakości obsługi klientów.
Wdrożenie dedykowanego systemu sklepu internetowego.
Wybrane rozwiązanie zakłada stworzenie oraz wdrożenie systemu sklepu internetowego w pełni dostosowanego do potrzeb przedsiębiorstwa B&M. Dedykowane oprogramowanie umożliwi implementację funkcjonalności zgodnych ze specyfiką działalności firmy oraz wymaganiami kierownictwa i pracowników. Rozwiązanie to zapewnia największą elastyczność oraz możliwość dalszej rozbudowy systemu wraz z rozwojem przedsiębiorstwa i zmianami zachodzącymi na rynku e-commerce. Dzięki zastosowaniu dedykowanego oprogramowania możliwe będzie lepsze dopasowanie procesów sprzedażowych, magazynowych oraz obsługi klienta do wewnętrznej organizacji firmy.
Dodatkową zaletą rozwiązania jest możliwość integracji systemu z przyszłymi usługami i narzędziami informatycznymi wykorzystywanymi przez przedsiębiorstwo. W przeciwieństwie do gotowych platform sprzedażowych system dedykowany pozwala na większą kontrolę nad funkcjonalnością, bezpieczeństwem oraz wydajnością sklepu internetowego.
Pozostawienie wyłącznie sprzedaży stacjonarnej.
Rozwiązanie nie wymaga dodatkowych inwestycji, jednak nie eliminuje problemu spadku sprzedaży i ogranicza możliwość dalszego rozwoju przedsiębiorstwa, co pogłębi obecną sytuację w firmie.
4. Oczekiwane korzyści
Realizacja projektu powinna przynieść przedsiębiorstwu szereg korzyści biznesowych, organizacyjnych oraz wizerunkowych. Uruchomienie nowoczesnego sklepu internetowego umożliwi rozszerzenie działalności firmy poza sprzedaż stacjonarną oraz pozwoli dostosować model biznesowy do aktualnych trendów rynkowych i oczekiwań klientów.
Do najważniejszych oczekiwanych korzyści należą:
- zwiększenie sprzedaży oferowanego asortymentu poprzez uruchomienie dodatkowego kanału dystrybucji,
- pozyskanie nowych klientów spoza lokalnego obszaru działania księgarni,
- możliwość prowadzenia sprzedaży przez 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, niezależnie od godzin otwarcia placówek stacjonarnych,
- zwiększenie rozpoznawalności marki B&M w Internecie oraz poprawa wizerunku firmy jako nowoczesnego przedsiębiorstwa,
- poprawa jakości obsługi klienta dzięki łatwiejszemu dostępowi do oferty oraz szybszej realizacji zamówień,
- zwiększenie konkurencyjności przedsiębiorstwa względem innych firm działających w branży księgarskiej,
- usprawnienie procesu sprzedaży, obsługi zamówień oraz komunikacji z klientami,
- możliwość dalszego rozwoju usług internetowych oraz rozbudowy funkcjonalności systemu w przyszłości,
- możliwość prowadzenia działań marketingowych i promocyjnych w środowisku internetowym,
- zwiększenie dostępności oferty dla klientów preferujących zakupy online,
- możliwość analizowania zachowań klientów i dostosowywania oferty do ich potrzeb.
Dodatkową korzyścią jaką uzyska firma jest możliwość sprzedaży książek w formie elektronicznej e-book lub audiobook. Powiększenie asortymentu realnie wpłynie na wzrost sprzedaży w przedsiębiorstwie oraz pozwoli dotrzeć do większej liczby klientów.
5. Przewidywane niepożądane skutki
Realizacja projektu, pomimo wielu oczekiwanych korzyści, może wiązać się również z wystąpieniem negatywnych skutków, utrudnień organizacyjnych oraz dodatkowych kosztów związanych z wdrożeniem nowego systemu informatycznego.
Do najważniejszych przewidywanych niepożądanych skutków należą:
- wysokie koszty realizacji projektu oraz konieczność poniesienia znacznych nakładów finansowych na wdrożenie systemu z własnego kapitału lub zaciągnięcia pożyczki,
- konieczność przeszkolenia pracowników z obsługi nowego oprogramowania i dostosowania ich do nowych procedur pracy,
- czasowe utrudnienia organizacyjne podczas wdrożenia systemu oraz możliwość wystąpienia przejściowych problemów z obsługą klientów,
- ryzyko wystąpienia błędów technicznych lub problemów wydajnościowych po uruchomieniu systemu produkcyjnego,
- opóźnienie realizacji projektu, mogłoby wpłynąć na termin rozpoczęcia sprzedaży internetowej, co opóźni planowany zwrot z inwestycji
- konieczność dalszego utrzymania, aktualizacji oraz rozwijania systemu w przyszłości, co będzie generowało dodatkowe koszty eksploatacyjne,
- ryzyko czasowego spadku efektywności pracy pracowników w początkowym okresie użytkowania nowego systemu,
- możliwość wystąpienia problemów związanych z bezpieczeństwem danych oraz cyberbezpieczeństwem.
6. Terminy
Zgodnie z ustaleniami zawartymi pomiędzy siecią księgarni B&M a firmą BestSoftware realizacja projektu została zaplanowana na okres trzech miesięcy.
Rozpoczęcie prac projektowych przewidziano na dzień 1 października, natomiast zakończenie wszystkich działań związanych z realizacją projektu powinno nastąpić do dnia 31 grudnia. Przyjęty harmonogram obejmuje wszystkie etapy realizacji projektu, w tym analizę wymagań, projekt techniczny, implementację oprogramowania, testy systemu, szkolenie pracowników oraz wdrożenie rozwiązania w środowisku produkcyjnym. Uruchomienie systemu produkcyjnego zostało zaplanowane na dzień 1 stycznia.
Ze względu na stosunkowo krótki czas realizacji projektu harmonogram wymaga odpowiedniej organizacji pracy oraz efektywnego wykorzystania zasobów po stronie wykonawcy. Dodatkowo umowa pomiędzy stronami przewiduje kary w wysokości 1% kwoty umownej za każdy dzień opóźnienia.
7. Koszty
Całkowity koszt realizacji projektu został ustalony na poziomie 1 200 000 PLN zgodnie z ustaleniami zawartymi pomiędzy siecią księgarni B&M a firmą BestSoftware. Kwota ta obejmuje realizację projektu informatycznego polegającego na zaprojektowaniu, wykonaniu, przetestowaniu oraz wdrożeniu dedykowanego systemu sklepu internetowego.
W trakcie negocjacji koszt realizacji projektu został obniżony z pierwotnie szacowanej kwoty 1 500 000 PLN do poziomu 1 200 000 PLN. Oznacza to konieczność efektywnego zarządzania zasobami oraz właściwego planowania prac projektowych przez wykonawcę.
Koszty związane z późniejszym serwisem, utrzymaniem infrastruktury, dalszym rozwojem systemu oraz wsparciem technicznym po zakończeniu projektu nie zostały uwzględnione w budżecie przedsięwzięcia i będą wymagały odrębnych ustaleń pomiędzy stronami.
8. Ocena inwestycji
Projekt został oceniony jako uzasadniony biznesowo. Pomimo wysokiego kosztu wdrożenia inwestycja może przyczynić się do poprawy wyników sprzedaży oraz zwiększenia konkurencyjności przedsiębiorstwa. Uruchomienie sklepu internetowego pozwoli firmie B&M dostosować działalność do współczesnych trendów rynkowych i ograniczyć ryzyko dalszego spadku sprzedaży. Dodatkowo zastosowanie dedykowanego rozwiązania umożliwi lepsze dopasowanie systemu do potrzeb przedsiębiorstwa oraz zapewni możliwość dalszej rozbudowy platformy w przyszłości.
Ponadto, nie można pominąć widocznego trendu sprzedaży internetowej. Poniższy wykres przedstawia ilość sprzedanych książek na przestrzeni lat, za pośrednictwem jednej z największych platform sprzedaży internetowej w polsce:
9. Główne ryzyka
Realizacja projektu informatycznego wiąże się z występowaniem różnych ryzyk technicznych, organizacyjnych oraz biznesowych, które mogą wpłynąć na terminowość realizacji przedsięwzięcia, jego koszty oraz końcową jakość wdrożonego systemu. Ze względu na stosunkowo krótki czas realizacji projektu oraz wysoki poziom złożoności wdrażanego rozwiązania konieczne będzie bieżące monitorowanie potencjalnych zagrożeń oraz odpowiednie reagowanie na pojawiające się problemy.
Do głównych ryzyk projektu należą:
- możliwość opóźnienia realizacji projektu wynikająca między innymi z dużej liczby prac realizowanych w krótkim czasie,
- przeciążenie zespołu wykonującego projekt,
- problemy techniczne podczas wdrożenia systemu oraz integracji poszczególnych modułów oprogramowania,
- niewystarczające przygotowanie pracowników do obsługi nowego systemu i konieczność dodatkowych szkoleń,
- możliwość wystąpienia błędów wydajnościowych lub integracyjnych po uruchomieniu systemu produkcyjnego,
- ryzyko czasowego zakłócenia pracy przedsiębiorstwa podczas wdrożenia nowego rozwiązania,
- ryzyko niewystarczającego zainteresowania klientów nowym kanałem sprzedaży w początkowym okresie funkcjonowania sklepu internetowego,
- ryzyko związane z bezpieczeństwem danych oraz możliwością wystąpienia incydentów cyberbezpieczeństwa,
- możliwość wystąpienia problemów organizacyjnych wynikających z konieczności współpracy pomiędzy wykonawcą a pracownikami B&M.
